Nebenkostenabrechnung: Frist endet – Nachzahlungen werden wertlos

Der Countdown läuft. Am morgigen 31. Dezember 2025 endet die Abrechnungsfrist für die Nebenkosten des Jahres 2024 – und für viele Mieter ist das eine stille, aber entscheidende Zäsur. Wer bis dahin keine Nebenkostenabrechnung erhalten hat, kann aufatmen. Denn verspätete Nachforderungen für Betriebskosten sind rechtlich meist tabu. Besonders für Bürgergeld-Empfänger mit eigener Zuzahlung kann das bares Geld bedeuten.

Stichtag 31. Dezember – danach ist Schluss

Die gesetzliche Regel ist klar. Vermieter haben exakt zwölf Monate Zeit, um über die Nebenkosten eines Abrechnungsjahres abzurechnen – entscheidend ist nicht das Datum der Abrechnung sondern der Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter. Für das Abrechnungsjahr 2024 endet diese Frist bei kalenderjährlicher Abrechnung (01. Januar bis 31. Dezember) mit Ablauf des 31. Dezember 2025. Nachforderungen, die erst danach geltend gemacht werden, sind grundsätzlich nicht mehr durchsetzbar – es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Zustellung nicht zu vertreten (etwa weil externe Dienstleister trotz Mahnung nicht geliefert haben) – dies muss er jedoch detailliert nachweisen.

Übernimmt das Jobcenter eine Nebenkostennachzahlung?

Geht die Abrechnung erst im Januar 2026 ein und weist sie eine Nachzahlung aus, darf der Vermieter dieses Geld nicht mehr verlangen. Die Forderung ist verfristet (§ 556 Abs. 3 BGB). Es spielt dabei keine Rolle, ob die Nebenkostenabrechnung (mietrecht.de) nur wenige Tage zu spät kommt oder erst Monate später. Die Frist ist eine harte Grenze.

Nachzahlung verfällt – Guthaben bleibt bestehen

Wichtig ist eine klare Unterscheidung. Die Frist schützt Mieter nur vor Nachforderungen. Ergibt sich aus einer verspäteten Betriebskostenabrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen. Das Gesetz ist hier eindeutig. Verspätung wirkt grundsätzlich nur einseitig – zugunsten der Mieter.

Gerade in Zeiten hoher Heiz- und Energiekosten warten zahlreiche Haushalte angespannt auf die Abrechnung. Doch wer am 31. Dezember noch nichts im Briefkasten hat, sollte im neuen Jahr genau hinschauen, bevor eine Forderung beglichen wird.

Zugang ist entscheidend – nicht das Datum auf dem Papier

Ein häufiger Streitpunkt ist der Zugang der Abrechnung. Maßgeblich ist nicht das Datum, das der Vermieter auf die Abrechnung setzt, sondern der Zeitpunkt, zu dem sie dem Mieter tatsächlich zugeht. Liegt der Brief erst am 2. Januar im Briefkasten, gilt die Nebenkostenabrechnung als verspätet – selbst wenn sie auf den 30. Dezember datiert ist.

Auch digitale Abrechnungen zählen nur dann fristwahrend, wenn sie nachweislich rechtzeitig eingegangen sind. Für Mieter lohnt es sich deshalb, Briefumschläge (wegen des Poststempels) aufzubewahren und das Datum des Einwurfs zu notieren.

Vorlage: Nahzahlung aus Nebenkostenabrechnung widersprechen

Sollte Ihnen nach dem 31. Dezember eine Nachzahlung für das Jahr 2024 zugehen, können Sie diese mit einem kurzen Schreiben zurückweisen.

Bürgergeld-Empfänger – zwei Gruppen, zwei Folgen

Für Bürgergeld-Empfänger ist die Situation differenzierter. Entscheidend ist, ob die Kosten der Unterkunft (KdU) vollständig vom Jobcenter übernommen werden oder ob eine Wohnkostenlücke besteht.

1. Volle Übernahme der Wohnkosten: Wer eine Wohnung hat, deren Miete und Nebenkosten vollständig als angemessen anerkannt sind, muss sich wegen der Frist kaum sorgen. Selbst wenn eine Nachzahlung entsteht, übernimmt das Jobcenter diese in der Regel. Läuft die Frist ab, entfällt die Nachforderung – das entlastet dann jedoch eher die Staatskasse als den eigenen Geldbeutel.
2. Wohnkostenlücke – hier wird es interessant: Anders sieht es bei Haushalten aus, die einen Teil der Wohnkosten selbst tragen müssen, weil die Miete über der Angemessenheitsgrenze liegt. In diesen Fällen zahlt das Amt nur den pauschalen Anteil, der Rest muss aus dem eigenen Regelsatz finanziert werden. Hier entfaltet der Fristablauf seine volle Wirkung: Eine verspätete Nachforderung für 2024 ist rechtlich „tot“ und muss nicht mehr vom Mieter gezahlt werden.

So teuer darf die Wohnung mit Bürgergeld sein

Hintergrund: Warum die Frist so streng ist

Die Abrechnungsfrist ist kein bürokratisches Detail, sondern ein bewusster Schutzmechanismus. Sie soll Mieter davor bewahren, noch Jahre später mit Forderungen konfrontiert zu werden, die sich kaum noch nachvollziehen lassen. Für Vermieter bedeutet das: Wer zu spät abrechnet, trägt das finanzielle Risiko selbst. Dass auch 2025 wieder viele Abrechnungen erst „auf den letzten Drücker“ verschickt werden, zeigt, wie wichtig die Kenntnis der eigenen Rechte ist.

Typische Fehler und falsche Annahmen

Ein häufiger Fehler ist vorschnelles Zahlen. Viele Mieter überweisen Nachforderungen aus Gewohnheit, obwohl die Nebenkostenabrechnung verspätet eingegangen ist. Wer einmal vorbehaltlos gezahlt hat, bekommt das Geld nur unter sehr erschwerten Bedingungen zurück. Gerade zum Jahreswechsel gilt: Ruhe bewahren und das Datum genau prüfen.

Jahreswechsel als Wendepunkt

Der morgige 31. Dezember ist deshalb mehr als nur ein Datum im Kalender. Für Mieter markiert er eine klare Grenze. Wer bis dahin keine Nebenkostenabrechnung für 2024 erhalten hat, sollte aufmerksam bleiben – aber nicht nervös werden. In vielen Fällen ist die Zeit der Nachforderungen dann schlicht vorbei.

Für Bürgergeld-Empfänger mit Wohnkostenlücke kann dieser Fristablauf eine unerwartete Entlastung bringen. Und für alle anderen gilt: Rechte kennen, Unterlagen prüfen, nichts ungefragt zahlen.